Il contenuto della PEC va conservato a norma, pena l’invalidità giuridica del documento in caso di eventuale contenzioso.
Il Codice Civile agli artt. 2214 e 2220 prevede l’obbligo di conservazione della corrispondenza commerciale per 10 anni, ivi compresa la posta elettronica e quella certificata.
La maggior parte dei gestori di PEC Posta Elettronica Certificata (InfoCert, Aruba, Namirial, Poste etc), offrono certificati di validità triennale: ciò vuol dire che dopo 30 mesi i messaggi PEC, se pur tenuti nella web mail, non sono sottoposti a processo di consolidamento probatorio, perdendo opponibilità rispetto ai terzi.
Il consolidamento probatorio si concretizza nel conservare i messaggi PEC. Così con le caratteristiche di inalterabilità ed immodificabilità legalmente previste, garantite da specifici software e dall’attivazione di opportune procedure (conservazione digitale, effettuata secondo ll DPCM 03 dicembre 2013 pubblicato in data 12 marzo 2014).
Procedere a una sistematica conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata è obbligatorio per i documenti digitale, quali sono i messaggi PEC. Il certificatore è obbligato unicamente a tenere traccia delle informazioni che viaggiano attraverso il canale PEC per 30 mesi. In questo periodo il certificatore deve mantenere per legge i “log” che costituiscono la traccia ma non il contenuto del messaggio. Se una controversia dovesse vertere sul contenuto del messaggio, i log del gestore NON costituirebbero una prova opponibile a terzi.
Servizio di LegalDoc
TEL&CO propone la PEC LegalMail che prevede l’integrazione con il servizio LegalDoc per la gestione del sistema di conservazione.
L’integrazione di Legalmail con il sistema di conservazione LegalDoc è disponibile direttamente dalla webmail di Legalmail; consente all’utente di decidere autonomamente di inviare in conservazione tutti i messaggi (in entrata e/o in uscita), ma anche di sceglierne solo alcune tipologie.
Così i messaggi (e gli eventuali allegati) vengono ricevuti negli Internet Data Center di InfoCert e conservati a norma di legge, attraverso il servizio LegalDoc, per tutta la durata del contratto Legalmail.
La conservazione dei documenti eml è effettuata mediante memorizzazione su supporti non riscrivibili e termina con l’apposizione, sul singolo documento, della marca temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione e attesta il corretto svolgimento del processo.
La ricerca di un messaggio conservato si effettuata dalla webmail attraverso molteplici parametri di selezione (range date, mittente, oggetto, ecc.); anche la visualizzazione del messaggio conservato (esibizione a norma) avviene richiamandolo in modo trasparente per l’utente; si visualizza il documento eml direttamente dall’archivio LegalDoc, con garanzia della sua opponibilità a terzi.
Ecco lo schema di funzionamento di LegalDoc integrato in Legalmail.
