In un articolo del sito de Il Sole 24 Ore si legge: “I messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservati per dieci anni“.
“Si tratta infatti di documenti informatici, che, in quanto corrispondenza, devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare secondo le prescrizioni dettate dall’articolo 2214 del Codice civile. Le e-mail a contenuto commerciale vanno inoltre tenute e conservate anche a fini fiscali secondo l’articolo 22 del Dpr 600/1973.” ( crf. “Mail da archiviare per 10 anni” – Norme e Tributi – di Alessandro Mastromatteo – 04 dicembre 2011 ).
Per ottemperare a questa normativa si potrebbe pensare basti effettuare il periodico backup del computer dove vengono conservate le e-mail, ma ciò, in pratica, non è sufficiente.
Un backup non può salvare mail cancellate (ad es. da un dipendente) subito dopo essere state ricevute e quindi prima che sia stato eseguito il backup.
Il backup, inoltre, non mette al riparo dalla possibilità che una e-mail sia modificata all’interno di esso e quindi possa essere successivamente contraffatta. I backup, certo, sono indispensabili; sono pensati per il recupero del sistema in caso di rotture o malfunzionamenti del computer e non per garantire la conservazione di tutte le e-mail.
È importante che le aziende che hanno a cuore il problema della sicurezza della conservazione delle e-mail provvedano ad inserire un programma di archiviazione e-mail tra gli strumenti utilizzati in azienda. L’archiviazione e-mail deve garantire che siano archiviate tutte le e-mail aziendali e che queste, una volta archiviate, non possano essere in alcun modo contraffatte.
La nostra proposta
TEL&CO propone MailStore Server, un programma software sviluppato in Germania con un’interfaccia utente di immediata comprensione (in lingua italiana). L’adozione di MailStore porta, inoltre, molti altri benefici tra cui:
- la facilità di ritrovare le e-mail in brevissimo tempo potendo effettuare ricerche tra di esse non solo all’interno del messaggio, ma anche nei loro allegati;
- la possibilità di ricercare le e-mail nella propria posta o anche in quella dei propri collaboratori;
- di permettere di cercare le e-mail su un archivio di un altro utente (in malattia, ferie o dimesso);
- l’eliminazione del problema dell’eccessivo spazio occupato dalle caselle di posta nel server mail;
- la riduzione del carico del mail server.
Tante aziende in Italia e nel mondo si sono già affidate a MailStore.
